Viele Drucker verfügen heutzutage zusätzlich über eine Funktion zum Scannen. Diese Multifunktionsgeräte können also nicht nur drucken, kopieren und teilweise faxen, sondern auch Dokumente wie Akten, Briefe oder Bilder einscannen. Ein Digitalisieren von Papierdokumenten auf diese Art und Weise bringt viele Vorteile mit sich. Sie können dadurch Platz sowie Kosten und auch Zeit sparen. Auch schont das Versenden von Bilddateien und PDFs auf digitalem Wege, wie beispielsweise per E-Mail, die Umwelt. Zudem lassen sich digitale Dateien schneller wiederfinden und abrufen als Dokumente, die man zuerst in Ordnern und Ablagen durchforsten muss. Grund genug, um sich die Scanfunktion einmal genauer anzusehen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt und geben Ihnen einige Tipps und Tricks, wie das Scannen zum vollen Erfolg wird.

Welche Möglichkeiten gibt es, um Dokumente zu scannen?

Voraussetzung, um scannen zu können, ist ein scanfähiges Gerät. Wie bereits erwähnt, gibt es etliche Multifunktionsdrucker auf dem Markt, die zusätzlich über eine Scanfunktion verfügen. Es gibt jedoch auch spezielle Scanner als Einzelgeräte.

Der klassische Scanner kann oft – je nach Modell – Dokumente, aber auch Bilder und Grafiken mit einer sehr hohen Geschwindigkeit in Hochauflösung einscannen. Teilweise kann dies automatisch beidseitig vonstatten gehen. Gerade beim Einscannen von ganzen Büchern empfiehlt sich der Scanner als Einzelgerät. Sie erhalten auf dem Markt Flachbettscanner, Desktop-Scanner oder mobile Scanner.

Ein Multifunktionsdrucker mit Scanfunktion ist hingegen für den alltäglichen Hausgebrauch am geeignetsten. Neben dem Drucken, Kopieren und oft auch Faxen scannt solch ein Drucker Ihre Dokumente ebenso zuverlässig ein. Je nach Modell gibt es oft noch Zusatzfunktionen, wie ein automatischer Papiereinzug, beidseitiges Scannen sowie das Speichern in verschiedenen Dateiformaten.

Für beide Möglichkeiten gilt: Der Drucker bzw. Scanner sollte mit einem PC verbunden sein. Viele Geräte verfügen hierbei über kabellose Verbindungsmöglichkeiten (WLAN, Bluetooth).

Zu erwähnen sei noch das Scannen mittels eines Smartphones – vor allem in Fällen, in denen es schnell gehen soll und die Bildqualität und -auflösung nicht so wichtig sind. Android wie iPhone bietet zahlreiche Apps an, die teilweise kostenfrei sind, und die nach dem Abfotografieren von Ihren Unterlagen oder Bildern Scans erstellen. Sie können die entstandenen Dateien dann als PDF oder als Bilddatei abspeichern und sofort per E-Mail, Bluetooth und dergleichen versenden.

Beachten Sie diese Scanner-Einstellungen

Für die meisten Dokumente ist im Allgemeinen eine Auflösung von 300 dpi absolut ausreichend. Hierbei sollten Sie beachten, dass die Dateigröße des Dokumentes mit einer höheren Auflösung Ihres Scans wächst. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie diese Datei beispielsweise per E-Mail verschicken oder auf einem Speichermedium sichern möchten. Es kann vorkommen, dass die maximale Kapazität Ihres Postfachs oder Sticks erreicht bzw. überschritten wird und sich die Datei nicht mehr versenden oder speichern lässt.
Nur um das Ganze einmal zu veranschaulichen: Wenn Sie die Scan-Auflösung verdoppeln (z.B. von 300 dpi auf 600 dpi), vervierfacht sich die Größe Ihrer Datei.

Auch über das spätere Ausgangsformat sollten Sie sich Gedanken machen. Es gilt zu beachten, dass je nach Hersteller etliche Programmformate immer wieder vom Markt verschwinden und von modernerer Software dann nicht mehr erkannt werden. Daher empfehlen wir, möglichst nachhaltige und bewährte Formate zu nutzen.

Dokumente wie Texte speichern Sie am besten als PDF-Format ab. So können Sie diese Dateien auch nach Jahren noch ohne Probleme abrufen.
Bei Bildern und Fotos hingegen empfiehlt sich das Speichern als eigene Bilddateien. Hierbei sind „JPG“ und „PNG“ aber auch „TIF“ die gängigsten und gleichzeitig auch qualitativ gute Formate.

Wie können Sie direkt vom Drucker auf den PC scannen?

Unter Windows 10 und 11 besteht die Möglichkeit direkt ohne Zusatzsoftware zu scannen. Drücken Sie hierfür einfach die Windows-Taste und geben Sie im Suchfeld „Scan“ ein. Daraufhin erscheint die Fax- und Scanfunktion von Windows. Öffnen Sie dann das Programm und wählen „Neuer Scan“. Sie können im nächsten Fenster die Einstellungen für Auflösung, Format usw. anpassen und schließlich scannen.

Gibt es Alternativen zum Einscannen von Dokumenten?

Wenn Sie einen neuen Drucker mit Scanfunktion erwerben, sind in der mitgelieferten Software Scan-Werkzeuge enthalten, die Sie nutzen können.

Bei älteren WORD-Versionen (Word 2003, Word 2007 und Word 2010) besteht noch die Möglichkeit, direkt über die sogenannte „Einfügen“-Funktion einen Scan zu veranlassen und zu steuern. Leider ist dies bei neueren WORD-Versionen nicht mehr möglich.

Hier können Sie alternativ auf die Zusatzfunktionen in Bildbearbeitungsprogrammen zurückgreifen. Bildbearbeitungsprogramme mit Scanfunktion werden oftmals kostenfrei online zum Download angeboten. Sie gelangen dort über das Menü zu den Einstellungen für einen Scan. Das Programm speichert Ihren Scan dann in der Regel als PDF oder als Bild- und Grafikdatei (JPEG, JPG, PNG).

Zuletzt möchten wir noch auf das kostenfreie PDF-Tool namens PDF24 verweisen, welches über etliche Funktionen verfügt, zu denen auch die Scanfunktion gehört. Sie können Ihren angeschlossenen Scanner oder Drucker hier entweder über die Funktion „Einfügen“ oder über „PDF per Kamera erstellen“ steuern.